Factura electrónica solo con cédula: ¿qué datos pueden y no pueden pedir?
El nuevo servicio permitirá generar la factura electrónica sin necesidad de que se soliciten datos adicionales. Conozca cómo funcionará.
A través de un comunicado, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) anunció que, a partir de la segunda semana de abril, lanzará un nuevo servicio de información para generar facturas electrónicas en Colombia únicamente a partir del tipo y número de documento del comprador.
La Resolución 000202 de 2025, la cual regula este nuevo sistema, indicó que este servicio estará disponible para todos los facturadores. Esto incluirá a quienes usen el Servicio de Facturación Gratuita de la Dian y a quienes hayan desarrollado su propio software de facturación.
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Por ese motivo, los desarrolladores tendrán que ajustar sus sistemas para integrar este cambio.
En Colombia, la facturación electrónica es un sistema digital implementado por la Dian que permite emitir, recibir y validar facturas de manera virtual. La entidad ha señalado que con esto se busca garantizar transparencia en las transacciones comerciales, reducir la evasión fiscal y agilizar los procesos contables y tributarios de las empresas.
Como la idea de la facturación electrónica es reemplazar gradualmente la facturación en papel, se ha convertido en requisito para la mayoría de las empresas y negocios del país. Por eso, al implementar la emisión de este documento únicamente con el tipo y número de documento del comprador de bienes o servicios, la Dian asegura que esto “agilizará los tiempos de generación de las facturas electrónicas”.
¿Cómo funcionará el nuevo sistema de facturación electrónica?
El nuevo servicio permitirá completar automáticamente el nombre o razón social y el correo electrónico del comprador al brindar solamente el número de cédula.
Esto generará la factura electrónica sin necesidad de que se soliciten datos adicionales.
La Dian ha aclarado que la utilización de estos datos solamente estará limitada a la generación de facturas y no se podrá emplear con otros objetivos.
¿Qué datos se podrán pedir al comprador para la facturación electrónica?
En caso de que el comprador no aparezca en la base de datos de un servicio, el facturador solamente podrá solicitar tres datos:
- Nombre completo o razón social del comprador.
- Tipo y número de identificación.
- Correo electrónico, si el comprador necesita recibir la factura electrónica o el documento equivalente por este medio.
En caso de que el comprador no desee proporcionar su correo electrónico, el facturador debe generar y entregar la representación gráfica de la factura en formato impreso. Así lo dispone el artículo 35 de la Resolución 165 de 2023.
¿Qué datos no se podrán pedir al comprador para la facturación electrónica?
Ningún establecimiento podrá solicitar los siguientes datos para emitir la factura electrónica:
- Documentos físicos.
- Número telefónico.
- Dirección de residencia.
- RUT.
También es necesario aclarar que las empresas prestadoras de servicios públicos solamente podrán utilizar el documento equivalente electrónico para ventas relacionadas con el servicio prestado. La única excepción es que el usuario permita que se le dé un uso diferente.
¿Qué pasa si no se puede emitir la factura electrónica?
La Dian precisó que si una empresa factura en el sitio y enfrenta dificultades técnicas o logísticas para enviar el documento en tiempo real para validación a la entidad, tendrá hasta 48 horas para transmitirlo a la entidad.
Este plazo aplica especialmente en zonas rurales o de difícil acceso, “donde pueden presentarse problemas de conectividad, fallas en la red o dificultades con los equipos utilizados en el campo”.
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